職場で気付いた仕事ができる公務員が実践していること!

今回は、仕事ができる公務員がどんなことを日々意識し、日々どんなことを実践しているのか、私なりの経験を踏まえて、考えてみました。

私自身は、様々な機関で、いろんな人に仕え、また、連携して仕事をしてきましたが、できる人が実践していることは共通点があることがよくわかりました。

学校や職場では教えてくれない10の極意を書いていきたいと思います。

オンオフをはっきりさせ、仕事時間にメリハリをつける

まず仕事をする時間をきっちり決めます。

例えば、勤務時間中は自分の配属された部署で、与えられた業務を着実にこなさなければなりません。最近は働き方改革により、質が重視されている時代ですが、公務員は特に、残業を美化する人間などがまだ残っており、無駄な付き合い残業などをしている人も少なくありません。

そんな中、できる公務員は、最初から時間に制限があり、必ず定時までに終わらせなければならないということをきちんと自覚しています。

ここで重要なのは、自分に与えられた時間は、定時が8:30~17:15まで(これは職場によって違いますが、例です)だとすれば、それが自分の中で許された仕事時間で、延長は基本的にできないと認識して仕事に取り組みます。残業ありきでは絶対に仕事をしません。

また、朝一はメールの確認をして、先に処理するものと後でもよいものに瞬時に分ける作業を行います。次は、部署内での共有のスケジュール表などで、一日の部署内のスケジュールを把握します。(上司が誰と会う予定で、どんなイベントがあって、誰が不在にしているのかなど)

その後、自分の一日のスケジュールを組み直したあと、企画、提案業務など、何かを生み出すような生産性が求められる頭を使う仕事を午前中に先に片づけます。夕方には、定例の処理や、雑務など頭を使わない業務を中心に行います。頭がさえている時間と、そうでない時間とのすみ分けをきちんと考えています。

その後定時できっちり帰宅します。

ただ、オン・オフのメリハをつけるというのは、オフは何もしないという意味ではありません。オンの時は自分の与えられた仕事に集中しますが、オフは、自分の仕事とは関係ないような、新たな取り組みを行い、リフレッシュしています。

例えば、民間の勉強会に参加する、ブログを書いたりするなど、いわば本業とは関係ない新しい取り組みに励むことで、英知を養っているように思います。

この極意の一つ目はすべての土台となるものだと思います。

「未処理件数」をとにかく減らす

朝パソコンを立ち上げたら、まずは簡単に処理できるメールから順番に片づけます。

目を通さず捨てる外部からの情報提供メルマガ、さっとだけ目を通して捨てるメール、レスポンスがいらない確認メール、一言だけ返信すれば終わるメールなどを仕分け終えてから、内部からの調査ものや照会のような時間のかかる作業に取り掛かります。

毎日、何十通と個人端末・部署の組織端末にメールが来るので、重要な案件からを片っ端から手を付けていては、いつまでたっても数が減りません。連絡をくれた相手を待たせるのは絶対にNGです。レスポンスのスピードはかなり重視しています。

また、メールのフォルダ分けを活用します。受信フォルダに残っているのは未処理の案件だけにして、その他はすべて、別フォルダに移動するようにします。とにかく、受信フォルダには未処理のものしか残さないようにして、処理漏れをなくす工夫をしています。

仕事の連絡はメールに集約し、案件ごとにフォルダに仕分ける

上述したものと関連しますが、重要な仕事のやり取りはなるべくメールに集約します。電話などで、問い合わせや連絡が来ることもありますが、重要な処理案件の連絡は必ずメールに送りなおしてもらうようお願いします。

とにかく数が多く、あちこち見に行かなければいかない状態は、とても非効率だからです。一元化しないと処理・記憶しきれません。

メールは案件ごとにフォルダを作り、「返信が終われば、処理済みフォルダに格納していく」を徹底しています。受信ボックスに残っているメールがあれば、次に何かアクションを起こさないといけないと認識でき、漏れがなくなります。情報の一元化を図り、整理する能力は非常に重要です。
 

「お互いの時間」を節約するために電話を活用

メールの話ばかりしていますが、メールは万能だという意味ではなく、うまく活用しつつ、別の手段でコミュニケーションをとることも考えます。

それは、電話です。

「電話は相手の時間を奪う」という風潮がありますが、電話はうまく使えばお互いの時間を節約できるツールだととも考えます。

とりあえず打ち合わせしましょう」と、何の準備もしないで会うことほど時間の無駄なことはありません。

必要な書類を作成し、事前に確認し合ったたうえで、電話すれば5分で済むことも、打ち合わせだと往復時間も入れて、最低1時間かかってしまう。

メールだけでは、ニュアンスが伝わらないこともあるでしょう。中途半端にしか伝わらない状態だと、相手にも、迷惑をかけてしまいます。

場合によってはアポイントの調整だって、その場で電話したほうが、お互いにとって早いこともあります。一方的に電話を「悪者」にせず、電話とメール、対面の使い分けをしっかり考えられる人が仕事ができる人だと思います。

 

外出の予定はできるだけまとめる

外出は必要不可欠なものだけに絞り、週のうち2、3日は外出せずに職場で集中できるようにアポイントを先手先手で調整します。

メールの返信などの細かい作業は、スキマ時間でもできますが、予算案の作成や事業の企画作業はある程度固まって集中しないとできません。

出る日と出ない日を極力ハッキリ分けることは重要です。

 

頭の空き容量を有効活用する。

 

パソコンは空き容量が少なくなると正常に機能しませんよね。またパソコンや携帯の容量にはストレージとメモリの2種類があり、ストレージは長期保存、メモリは一時保存です。

これは人間の脳みそも同じだと思います。ストレージにあたる事柄は、マニュアルにしたり、ファイルに整理したりしてストックしておき、その場でおぼえようとはせず、次に処理する機会があった時に、すぐに見れる状態にしておき、記憶に頼らなくていいようにしておきます。

一方、メモリの容量は実際の実務では重要で、例えば、1日のうちに複数の人から、複数の事を頼まれることもあるでしょう。その時はメモを活用するなどして、忘れないようにしますが、逐一全てのものをメモしておくのは厳しいでしょう。

その時に、空いた頭の空き容量で覚えておきます。余計な事を覚えずにおくと、細かな仕事も思い出すことができます。また、処理した後でも、不意に説明を求められた際にも、ポイントを押さえて記憶しているので、グズグズ資料を引っ張りださなくても答えれます。

また、こうやっと記憶を整理すると、休みの日に余計な事を思い出さないので、新たな脳みそで新しい発想を生み出すことができます。

だらだら仕事をしないために「調べればすぐにわかることや、覚えなくていいこと」は一切覚えようとしません。これが容量の良い仕事の仕方でしょう。

「自分の頭で考える」

ビジネス書の類は、一切読まず、よくわからない職場勉強会などにはほとんど参加しません。日々の仕事のスタイルは、すべて自分で考えて、試して「こうやったほうがいい」と思うやり方を定着させていきます。

自分で考える癖をつけておかないと、人が考えたノウハウの上澄みをすくうだけしかできなくなります。

自分にフィットしたノウハウを考えられるのは自分だけだと認識しているので、何事もやりながら行動し、身に着けていくのが凄腕の公務員だと思います。

自分の本来の仕事とは?自分の仕事の範囲とその目的の明確化を行う

仕事を抱え込みがちで逃げたいくらい潰れそうな人によくあるのが、「自分がやるべき範囲とやらなくても良い範囲(もしくはサービスでやっている範囲)が選別できていない」ことがあげられると思います。

その仕事は、本当に自分しか出来ないことなのか?決裁関連やクレーム、そして高度にテクニカルなことを除き、自分にしか出来ない仕事が8割9割を占める・・・みたいなことは稀です。

自分ではないとダメ or そうでなくてもOKということをリスト化したりして整理することが大事です。

本来の自分の仕事の目的に対して、他業務が多すぎて、本業をこなせないのは本末転倒です。やらなくてもいい仕事は、他の誰かに振れそうなら積極的に振ってしまいましょう。

時には断る人であることを見せる、もしくは提案をする

「良い人」が陥りやすい罠の1つに、「あの人ならやってくれる」「あの人は良い人だから頼みやすいんだよね」と、なんでも押し付けられて周りの思うツボになってしまうことです。

周りとの調和を崩さないその人なりの防御策でもあるのですが、苦しい時・元気のない時・やりたくない時だってあります。

そんな時は、自分の状況を説明して、「出来ない」、もしくは後回しになることを強調するか、「部分的になら出来る」など分担を提案するのも手です。

これをこなしていくクセをつけると、結果的にあなたの負荷を減らして逃げられる助けになり、本当に重要な仕事に集中できます

私自身もこれは一番苦手で、言われたことをすべてこなすのが、優秀な職員だと思っていましたが、結局全部が中途半端になってしまい、一番無責任な職員としてのレッテルを張られてしまい、自分が損をします。

出来ないことはできないと断りましょう

仕事の請け方をきちんと考えている

さまざまな要因がありながらも、多くの人が「仕事が終わらない」と常に時間に追われているような感覚があるかと思います。仕事ができないひとの特徴は三つに集約されます。

  • 安請け合いしてしまう。
  • 仕事を請けてもギリギリまでやらない
  • 計画の見積もりをしない。

仕事ができる人は、まず、誰かに何かを頼まれたら、「ちょっと確認するので、見積もる時間をもらえませんか」と言います。

手をつけてみないとわからないことって多いですよね

「見積もる」と言っておきながら、ちょっと試しにやってみて、できるかどうかの感覚をつかんでから「できますよ」と言います。

しかもそのときにもう5割方完成しているという感じです。

 

「まずやる」「早くやる」ことを習慣づけると、そのプロセスもどんどん早くなっていきます。

仕事が終わらない人の特徴として「ギリギリまでやらない」ことを上げました。

この対策としては当たり前のことですが、「早めに取りかかる」ことが大事です。

はじめの2割ほどの期間で8割の仕事量をこなして、残り2割の仕事を8割の期間で仕上げていきます。

自分では「100%できた」と思っていても、だいたい粗が見つかって、結局間に合わなくなってしまうことがあると思うんです。

特に公務員の仕事は細かい仕事が多いですから。

また、「締め切りは絶対に守るもの」と考えることです。

そう考えると、「だいたい10日くらいでできます」なんてあやふやなことは言えなくなりますよね

締め切りを絶対に守るための仕事のやり方を実践せざるをえなくなります。

最初の2日に集中して8割方作って、残り8日で精度を高めます。

あるいは取り掛かってみて、予想以上に時間がかかりそうにならば、できるだけ早く期限の延長を申し出ることも考えます。

どうでしたしょうか??

以上のことを、私自身は現場から学び取り、実践するように努めています。

皆さんも、何か意識を変えて、試してみてはいかがでしょうか!?