公務員の仕事のコツ!「共有フォルダ整理」からはじめる意識改革!

公務員としての仕事を分析する上で、現場でどんなふうに仕事を進めればよいか、どうすれば事業遂行における調整をうまくできるのか、実際の現場で仕事を進めていくうえで、「効率的な方法を常に追求すること」は大事だと思います。

特に、昨今、働き方改革が声高に叫ばれている中で、公的機関が非効率な事務を進めて、意味のない付き合い残業、無駄な休日出勤を繰り返していては、社会が変わっていくはずがありません。

私の周りの公務員でも、非常に優秀な方が多いのは間違いないですが、まじめであるがゆえに、民間などの外部からの視点で見れば、非常に非効率な仕事をしている人は、失礼ながら多かったと思います。

ただ、官公庁は研修の制度もかなり充実しており、様々な研修があるので、仕事の効率化について学ぶ機会がたくさん用意されており、改善を考える機会が多くあります。

・初任者の時に行う研修

主に接遇。電話の取り方、窓口対応など

 

・2年目、3年目フォローアップ研修

政策課題等をテーマにしたグループ討議、プレゼンテーション(発表会)、文書の作り方、後輩の指導方法など

 

・係長、課長代理級向け研修

政策法務、リーダーシップ研修、リスクマネジメント、タイムマネジメントのいろはなど

 

・管理職研修

交渉力アップ、組織マネジメント論など

 

こんな感じで、いろいろ研修があります。

ではなぜ、仕事の効率化を考える職員が少ないのでしょうか??

こういった研修は、大勢が一斉に受ける研修なので、一般論的な話が多く、実際に仕事に生かせる部分がどれだけあるかといわれれば、2、3割といったところだからではないでしょうか??

実際、職場にいても、研修や勉強会の類ばかりに参加して、一緒に仕事をすると実践力がなく、まったく使えない人も多々いました。

ここでは、実務を進めるうえで、より具体的に、どういった工夫が公務員職場で求められているか、私が実践していたことを上げたいと思います。

 

☆共有フォルダの整理☆

 

これは最も重要なことです。

 

最近は公務員の職場といえども、IT化が進んでおります。

ここで挙げる「共有フォルダ」は今や公務員職場では、どの職場でもあるシステムです。それは、いわゆる、職場のネットワークに大容量のハードディスクをつなぎ、全職員がそのハードディスク上にデータを保存して共有する、いわば作業場のようなものです。

 

パソコンのデスクトップ上に保存していると、個人しか閲覧できないし、パソコンの不具合で電源が入らなくなってしまったり、何かトラブルがあるとデータが消失してしまいます。そこで、共有フォルダ上で作業し、見られたくないデータなどはパスワードをかけるなりして、情報機密にも留意しながら、仕事を進めていくのが基本です。

 

私はこの「共有フォルダの整理」をうまく行った者が「公務員の仕事を制する」と 考えています。

 

ここから先、この共有フォルダの整理についての極意を多数述べていきたいと思います。文章だけでなく写真も載せているので参考にしてください。

 

フォルダ・ファイルのタイトルの付け方①

ただやみくもに作った書類データを保存することはせず、必ずタイトルを後から誰が見てもわかるようにつける。

→タイトルをメモ代わりに使い、できるだけタイトルにそのファイルの情報がどういものか詳しく付けるようにする。これで、似たような業務が来た時に過去データをすぐに見つけて活かせるので、スピードが格段に上がる。また人事異動の際の後任者への引き継ぎに際しても後任者がすぐにファイルを見つけることができる。

フォルダ・ファイルのタイトルの付け方②

過去からの経緯がわかるように書類データやフォルダのタイトルの頭に日付や番号を入れ、自動的に時系列順に整理されるようにする。

→ファイルの頭に番号などを付けることで、時系列にファイルが自動で整理されるので、上司や後任者もスムーズに業務が理解できる。

ボツ資料の整理

ボツになった資料など余計な書類データは残さない

→どんな過程で企画が練られたのか、新規事業にはボツ資料が付き物だが、いろいろデータが残っていると、後でどれが正式なデータかわからなくなる。また、残す場合でも、必ずボツ資料である事を明記しておくことが大事。要らないものはすぐに削除しておくのがおすすめ。

メールの保存

外部(事業者、委員会などの有識者)とのメールのやり取りを残しておく。

→メールサーバーにはあまり多くのメールを保存しておくことができないと思います。外部へのメール、特に外部の偉い方へ送った長文メールなどの重要なメールは上司などにも相談して時間をかけて作成している場合が多い。せっかく時間をかけたメールであれば、削除せず共有フォルダ上に残しておき、次に似たような案件時に文面等を活用するのが良い。

共有フォルダの階層

共有フォルダの階層はなるべく浅く

→最初の階層から3つ目から4つ目までの階層にする方がよい。4回も5回もフォルダをクリックしなければたどりつけないようでは、仕事が遅くなる。

テキストメモの活用

メモを共有フォルダ上に細めに残す

→ テキストメモを活用して、自分の失敗や反省をすぐにメモに残して保存しておく。そうしておくと、次に参考になるし、後任者もメモをすぐに活用できる。テキストメモは積極的に活用すべし。

具体例

以上が極意ですが、文章だけでの説明では、何のことやら理解できない人もいるかとおもわれますので、これより以下には画像を交えた作成例を挙げていきます。

①最初の階層

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②次の階層(03補助金関係)

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③通知などの時系列の整理

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総合してこれらの取り組みを行うことの、1番のメリットは、お気づきかもしれませんが、公務員にとって一番最重要業務といわれる「引き継ぎ」がスムーズに行えるということです。

引き継ぎがうまくできない人は確実に、仕事ができないレッテルが貼られます。私も新人時代は引き継ぎが下手で苦労したものです。人事異動が非常に多い公務員の職場で、この能力がある人は確実に重宝されます。

 

共有フォルダの整理をするだけでも効率的な仕事ができるうえ、後任者だけでなく、所属している職場からも信頼される職員となるでしょう!

 

一度試してみては如何でしょうか??

次も公務員の仕事について検証します!