学校事務の仕事を詳しく解説!!~意外とアクティブな仕事~

 学校事務の仕事の大枠などを解説していきます!

 今回はその中でも、経理として区分されている業務の中身について、解説していきたいと思います。

経理業務をこなしていく中で、必ず関わるのが、「契約」という業務です。

学校での経理の業務は契約の事務処理を中心に進めていくことが多いので、まず、契約の説明をしてから、順に経理業務の概要を解きあかしていきます。

契約事務

ある学校で床が汚れていたとします。範囲が一部分であれば、自分で拭けばすみますが、学校の敷地は広大ですので、そういうわけにもいきません。ここで、学校として、清掃業者にお願いする必要があります。ここで、学校は清掃業者にお金を支払い、清掃してもらうことを法律に基づいてしっかりと約束します。これが契約です。

また、約束はしましたが、どのように清掃すればよいか、業者に指示する必要があります。教室一室分だけ掃除するのか、はたまた体育館の清掃もさせるのか。こういった約束内容を文書に明記したものを「仕様書」と呼びます。実際の作業は仕様書に書かれていることはしっかりと作業してもらわなくてはなりませんが、仕様書に書かれていないことはお願いできないので、この仕様書を作る作業は非常に重要になります。

契約する業務の種類

先ほどは、床の掃除を例に出しましたが、学校ではどのような業務を契約によって実行しているのでしょうか??

清掃系

先ほど挙げた床清掃はじめ、学校に備えられている空調機の清掃、便所清掃など、多岐に渡ります。細かい部分では、教室のカーテンや、保健室のベットの清掃なども含まれますので、案件数はかなりの数になります。学校には、一般の人にはあまり知られていないような、受水槽と呼ばれる施設や、学校には樹木が多数生えている場合には、高くなった木の剪定作業なども行う必要があります。

廃棄物系

廃棄物とはいわゆるごみのことですが、学校では、様々な活動をしていますので、一般の家庭ごみのようなもの以外にも様々なごみが出ます。ごみを捨てるのにも、不法投棄するわけにもいきませんから、きちんと業者と契約して廃棄する必要があります。例を挙げると、普通のごみは一般廃棄物として、そのほかの粗大ごみや家電関係のものは産業廃棄物として、あとは不燃ごみや要らなくなった消火器なども処理しなければなりませんので、ごみの廃棄もバカにできない業務量です。

緑化系

芝生の保護や、屋上で育てている植物などがあれば、これも維持管理していかなければなりません。

警備関係

近年では、不審者などに対して、子供の安全を守るために、アルソックなどの警備会社に24時間体制の警備をお願いすることが増えてきました。

施設維持管理系

学校の施設が故障した場合は修繕の依頼をする必要があります。

請負・工事関係

学校を増改築等、大掛かりな工事を行う場合です。実際は、学校では契約しないケースがほとんどで、本庁の教育委員会で行うので、学校事務とはあまり関係ありません。

物品購入系

学校で必要な備品を業者から購入します。この時も、どのような形式の製品などかなど、仕様書で取り決めを行い、契約を結んで、購入を行います。

実際の業務の流れ

契約締結

契約の締結の大まかな流れは以下になります。

主管課で契約を取り交わす場合、以下の表の流れで処理を行うようにしましょう。

① 契約内容の決定

  • 購入物品、委託する事業内容、借上げする機器等契約する内容を決める
  • 履行期間(いつまでに納品しなければならないか、事業はいつからいつまで行うか)を決める

② 予定金額の設定と業者選定

  • インターネットで市場価格を調べたり、付き合いのある業者に参考にするための見積(参考見積)を依頼したりしながら、予定金額を積算する。
  • カタログ等で価格を調べる場合は、概ねカタログ価格の7~8割を予定金額として設定する
  • 参考見積を取るときには、2社以上の業者を選定し、下見積をとり予定金額を設定する

③ 契約を締結するための伺い行う

  • 支出負担行為を行う。これは契約の予約のようなもので、財務会計システムと呼ばれるシステムへ入力することで、行うことができる。
  • この段階で一度決裁をもらう。

④ 指名通知及び 仕様書渡し

  • ③の決裁後、指名する業者に対し契約内容の説明書(仕様書)及び見積合せの日時を、FAXの送付又は資料の引き取りにより通知する。金額によっては1社でもよいし、金額が大きい場合は2社以上など、各機関で取り決められている規定に従う。

⑤ 見積合せ

  • 指名業者の出欠を確認し、時間がきたら見積合せを行う
  • 予定価格以下で一番低い金額を提示した業者を落札業者とする
  • 予定価格以下で一番低い金額を入れた業者が複数あるときは、くじ引きで決定する
  • 1回目の見積合せで予定価格を上回ったときは、2回目の見積合せを行う
  • 2回目の見積合せで予定価格を上回ったときは、最低金額を入れた業者を残し、協議を行う
  • 予定価格を上回る金額で契約することはできない。予定価格を上回ったり、業者の辞退などで、契約業者が決まらないことを入札不調と呼ぶ。

⑥ 契約締結決定

契約業者が決まったら、財務会計システムに必要事項を入力し、契約締結確定の入力を行い、決裁を受ける。

⑦ 請書(契約書)作成

  • 請書兼納品書、請書、完了届等を財務会計システムから出力したり、作成したりする。
  • 作成した上記の書類を業者に渡す
  • 業者は上記書類を袋とじにするなどし、収入印紙を必要額貼り付け、押印して、契約担当者に提出する。
  • 担当者は内容を確認し、確認印を押印する。契約書の場合は、1部ずつお互い持ち合う。請書の場合は発注者の側で保管する。

 

履行管理

 契約が締結されたら、当該契約における作業の約束事を明文化した仕様書にもとづいて、契約の履行が始まります。目的は学校の必要とする作業内容が適正に履行されることですので、作業内容がしっかりと履行され、学校のニーズが満たされているか履行の管理を行います。

完了を確認する

  • 納品(完了)後の検査・支払
    納品(完了)したら請書兼納品書(または請書、完了届)、請求書等を業者より受け取る。
  • 検査確認後、支払処理へ

支払い

財務会計システムで支払いを行います。

以上が大まかな流れになります。